Et Gantt-diagram er et vandret søjlediagram, der giver en grafisk illustration af en tidsplan, der hjælper med at planlægge, koordinere og spore specifikke opgaver i et projekt. Gantt-diagrammer kan være enkle versioner, der er oprettet på papir/Post-it-noter eller mere komplekse versioner, der er oprettet ved hjælp af projektstyringsapplikationer som Microsoft Project eller Excel. Husk at projektplaner som et Gantt-diagram er et super værktøj at dele med team/medarbejdere, så de kan se hvad der arbejdes på og hvad timingen og deres involvering er.
SÅDAN GØR DU TRIN-FOR-TRIN:
Et Gantt-diagram er konstrueret med en vandret akse, der repræsenterer det samlede tidsrum for projektet, opdelt i trin (for eksempel dage, uger eller måneder). Den lodrette akse repræsenterer de opgaver, der udgør projektet. Horisontale søjler med forskellige længder repræsenterer sekvenserne, timingen og tidsintervallet for hver opgave.
Definer opgaverne på vertikale aksen og tegn bjælker horisontalt, som repræsenterer den mængde tid, du forventer at bruge på opgaverne. Indtast alle andre opgaver under den første og på det tidspunkt, hvor du forventer at foretage dem (start og slut dato). Søjlerne kan overlappe hinanden hvis de ikke er afhængige af hinanden. Er der en vigtig dato midtvejs i projektet – fx at gennemføre et eksperiment, briefe alle på et teammøde – markeres det som en milestone i planen, så alle kan se der er en vigtig deadline at arbejde hen i mod. Husk at tildele alle opgaver en person, der er ansvarlig for at planlægge og gennemføre opgaven.
Sådan kommer du videre
Et Gantt-diagram har to primære funktioner: Det kan give et godt overblik over de vigtigste opgaver og tidperioden der er til rådighed for at løse projektet (f.eks. mere tilfredse kunder, øget salg af tilbehør pr kunde. o.l.). Den anden funktion er, at de enkelte opgaver i projektet også er tydelige: Hvem er ansvarlige for dem og hvor lang tid har de til at gennemføre dem? Prøv dig frem og find den balance der er den rigtige for dit projekt.
SVÆRHEDSGRAD:
DELTAGERE:
1-5 personer
ANSLÅET VARIGHED:
1-2 timer
MATERIALER
Stort stykke papir eller tavle, blyanter, tusch evt post-it sedler eller et regneark (Excel e.l.)
TIPS & TRICKS
*
Livet og verden kommer ikke til at følge din plan 100%, så du bliver nødt til at tilpasse/ændre den hen ad vejen. Lav derfor din plan så den er fleksibel og nem at ændre på. Selv om planen skal ændres, er det stadigvæk en god ide at planlægge processen – det er nemlig den eneste måde at få overblikket på.
*
NEXT STEP
Vælg en AKTIVITET for at komme videre i dit arbejde med SPØRGSMÅLET: Hvordan virker min løsning?
Kildehenvisning:
Et Gantt-diagramet blev udviklet som et produktionsstyringsværktøj i 1917 af Henry L. Gantt, en amerikansk ingeniør og socialvidenskabsmand og er stadigvæk relevant i alle større projekter.
SE HELE RR TOOLBOXEN
