KPI er en forkortelse af det engelske udtryk: ”Key Performance Indicator”. En KPI er en målbar værdi, der kan anvendes til at vise, hvor god en virksomhed er til at indfri numeriske målsætninger. Man kan sige, at uden mål er det svært at score. KPI-metoden kan hjælpe dig til at finde ud af, hvornår noget er en succes eller en fiasko. Om strategien følges, og om der er den nødvendige fremdrift, frem mod det du vil opnå. KPI-metoden tager udgangspunkt i, at der defineres relevante og målbare punkter, der kan overvåges og registreres over en given periode. Når du skal definere KPI’er for din forretning, og dine eksperimenter, er det vigtigt at det bliver gjort med omhu. KPI’er bliver mest effektive, såfremt der er overvejelser og handlinger bag brugen af dem. Det sværeste er ikke at definere, hvilke KPI’er der bedst måler forretningen og at finde måltallene for disse, men derimod at vurdere, hvad der skal besluttes, og hvordan butikken kan handle ud fra de konkrete målinger.
Eksempler på butiksrelevante KPI’er kunne være: Antal kunder, der kom ind i butikken, antal kunder, der købte, antal kunder, der tilmeldte sig nyhedsbrevet, onlinesalg, antal mindskede sygedage hos medarbejderne, færre fejl i butikkens processer, mindre spild eller andet, der er vigtigt for butikken. Butikkens KPI’er kan ses som vigtige delmål, som butikken skal nå for at nå sit samlede mål. Det betyder at arbejdet med, at definere relevante KPI’er bør tage udgangspunkt i butikkens overordnede mål. Du bør ikke bruge vigtig tid på at nå KPI-mål for butikken, hvis det ikke er med til at bidrage til butikkens fremdrift. Det betyder også, at din egen erfaring med butiksdrift bliver vigtig, når der skal arbejdes med KPI’er.
Find mere inspiration til arbejdet med brugen af KPI’er i den følgende vejledning:
SÅDAN GØR DU TRIN-FOR-TRIN:
Definer dine KPI’er, der er de faktorer, du skal måle din succesrate ud fra. For eksempel: Hvor mange kunder bestiller varer i butikken til senere afhentning, efter at du har udstyret personalet på gulvet med en Ipad, hvor de under salgssamtalen hurtigt kan slå op og bestille produkterne? Her bliver KPI’en: Antal bestillinger. Et andet eksempel kunne være: Hvor mange flere jakkesæt sælger butikken, når der lagt en annonce op på Instagram? Her kan der være flere KPI’er: Antallet af solgte jakkesæt og antal klik på Instagram.
Du skal nu definere måltallene, der er de tal, der viser resultatet af det, der sker i forretningen. For eksempel antal bestilte varer, antal solgte jakkesæt og antal klik på annoncen på Instagram. For at disse tal bliver relevante, har du brug for at opstille et tal der angiver status fra før du foretog handlingen. Det vil sige, at du vurderer ud fra antal bestillinger før og efter dit eksperiment.
Når KPI’erne skal defineres, kan du hente inspiration i SMART-mål-tankegangen. Det vil sige at du skal sørge for at dine dine KPI’er er:
Specifikke
Målbare
Attraktive
Realistiske
Tidsbestemte
Næste trin er at opstille, hvordan du bedst og lettest kan måle og registrere udviklingen i KPI-målene over tid. Her kan du bruge et simpelt skema. I skemaet skriver du de daglige målinger ind. For eksempel som en kurve eller i søjler. Måske har du endda et elektronisk kassesystem, der automatisk registrerer udviklingen af nogle af dine KPI’er for dig. I nogle tilfælde kan det være interessant at følge udviklingen i KPI-tallene visuelt på en tavle i baglokalet, eller de kan deles med medarbejderne on-line afhængigt af, hvilke systemer butikken har. Du arbejder her med at bruge KPI’erne aktivt i forhold til at motivere personalet.
I din vurdering af tallene har du brug for at overveje, hvad der er godt, og hvad der er skidt. Hvis du opstiller et barometer, kan dette bruges til at angive din succes. Barometeret kan vise en skala fra meget godt til meget dårligt, og på barometeret kan du angive det antal, du vurderer der skal nås, for at dine aktiviteter i butikken giver et godt resultat. Det vil sige, at du selv laver din skala for succes, og du bør derfor forholde dig kritisk til dig selv og gerne inddrage andre i vurderingen. Er det for eksempel godt at få 10 kundehenvendelser på annoncen, eller skal du op på 25 henvendelser, for at du vurderer, at det er godt?
Du bør nu holde løbende status, hvor du vurderer udviklingen i KPI’erne. Det er vigtigt, at du ved hver status overvejer, om et eksperiment skal fortsætte/stoppe eller om et KPI tal, der siger noget generelt om forretningen giver anledning til, at der skal iværksættes nye handlinger. Det er ligeledes vigtigt at notere, om det er de rigtige KPI’er der måles på, eller om der justeres elller føjes nye til? Det er her vigtigt altid at kunne se en sammenhæng i butikkens mål.
SVÆRHEDSGRAD:
DELTAGERE:
1-2 personer
ANSLÅET VARIGHED:
1-4 timer til at identificere og opstille relevante KPI’er i form af måltal.
Selve KPI målingen kan have varierende tidshorisont og der skal afsættes til vurdering af målingen.
MATERIALER
PC/papir/tavle til visualisering af måltal og udvikling.
SÅDAN KOMMER DU VIDERE
Start med at definere de 3-5 vigtigste KPI’er for butikken og følg disse løbende. Herefter kan du senere udvide med flere.
TIPS & TRICKS
*
Som butik kan det være en fordel at opstille en række KPI’er og herefter måle disse løbende. Uanset hvilke KPI’er du vælger, så skal de afspejle butikkens drift, være vigtige i forhold til at kunne skabe succes, og de skal være målbare.
*
Inddrag gerne andre butiksrelevante personer i denne proces, så I er flere, der kan inspirere hinanden. Brug dine medarbejdere og dit netværk når du skal definere butikkens KPI’er. Andres bidrag giver dig flere ideer at vælge imellem.
*
Pas på med at inddrage så mange KPI’er i din ledelse og daglige drift, at du skaber et arbejdsmiljø, hvor dine medarbejdere konstant føler sig målt på alle områder. Det kan være med til at skabe usund intern konkurrence mellem dem, og utryghed hvis de konstant føler sig overvåget. Overvej altid hvordan indførelsen af KPI’er vil påvirke netop butikkens medarbejderkultur.
*
Husk altid at inddrage KPI’er når du gennemfører tests og eksperimenter i butikken, således at du kan vurdere, hvordan du skal handle ud fra den nye viden butikken får.
*
Du bør evaluere måltallene i de opstillede KPI’er regelmæssigt og herigennem erfare, hvad der virker i forhold til at drive forretningen fremad.
*
Hvis du har mange KPI’er at holde styr på, kan det være en fordel at registrere disse i det, som kaldes et ”Dash Board”. Et Dash board er en tavle/et skærmbillede, hvorpå udviklingen i tallene løbende registreres. Det kan give et bedre og hurtigere overblik og gøre det muligt hurtigt at sætte ind, hvis der skal foretages ændringer i forhold til at realisere butikkens strategier og nå de opstillede mål.
*
Accepter at det kan gå galt, og at det er gennem de fejl, der sker at du lærer.
*
Tænk over hvorledes du motiverer og inddrager det personale, der skal være med til at realisere KPI-målene, således at de kan se meningen med det, og således at de føler sig motiverede.
*
INSPIRATIONS-CASE, der knytter sig til dette værktøj
Medarbejdermotivation gennem brug af spil
Et team af studerende fra uddannelsen Innovation og Entreprenørskab udviklede seks simple værktøjer, der havde til hensigt at skabe positivt engagement blandt de ansatte i tøjbutikker. Løsningerne blev testet i udvalgte testbutikker over to uger. De seks værktøjer var designet som små spil, der alle havde fokus på at skabe dialog og interaktion i butikkens salgsteam. Gennem denne “gamfication”, forsøgte de studerende således at kopiere glæden ved, at vinde i et spil ind i værktøjerne. Alle seks spilaktiviteter havde fokus på at skabe en positiv tone i hverdagen samt at lette stemningen. Værktøjerne var samlet i en Boks, som medarbejderne så brugte i løbet af arbejdsdagen. Alt var udarbejdet i pap for at gøre det hurtigt, nemt og billigt, at teste. Værktøjerne indeholdt spilaktiviteter bestående af Flipflap, Bingo, Hjulet, JA leg, Positivitetsarmbånd og ”Du-gør-det-godt”-kassen. Derudover var der vedlagt en brugsanvisning, så der ikke er nogen tvivl om hvordan værktøjerne skulle bruges. Til et eksperiment som dette, kan der opstilles en lang række målbare KPI’er. For eksempel: Hvor mange af de involverede butikker meldte tilbage at det fungerede god? Hvor stor en andel af de involverede medarbejdere brugte værktøjerne og i hvor lang tid? På en skala fra 1-5, hvor tilfredse var de involverede medarbejdere og lederne i butikkerne med værktøjerne? Da testen var slut vurderede de studerende, ud fra de tilbagemeldinger de fik fra butikkerne, at der var grundlag for at fortsætte udviklingen af boksen.
NEXT STEP
Vælg en AKTIVITET for at komme videre i dit arbejde med SPØRGSMÅLET: Hvordan virker min løsning?
Kildehenvisning:
Konsulenthuset lederindsigt, www.lederindsigt.dk
Sten Hildebrandt, www.stenhildebrandt.dk
Ann Møller Svendsen, www.leanakademiet.dk
SEO Bureauet Bonzer: www.bonzer.dk
Der er ingen egentlig forfatter til KPIværktøjet. Det er et styringsværktøj, der knytter sig op til ledelsesbaseret målstyring. Det er en del af grundlaget for udviklingen af ”Ballanced Scorecard” modellen, der er opfundet af Dr. Robert Kaplan fra Harvard University. Et utal af forfattere og konsulenthuse inddrager begrebet i deres managementlitteratur. Denne værktøjsbeskrivelse bygger på indsigter herfra.
SE HELE RR TOOLBOXEN
